Õige tollimaakleri valimine ja integreerimine – globaalsete kauplejate põhikomponent

Kas teie ettevõte ekspordib erinevatesse riikidesse ja kas teie meeskonnal on raskusi kõigi kohalike tollieeskirjadega sammu pidamisega?

Kas kauplete riikidega, mille tolliseadused muudavad ilma kohalike tollimaakleriteta toimetuleku peaaegu võimatuks? Või on teie imporditud või eksporditud kaupade maht liiga väike, et õigustada teie enda sisetolliosakonda? Seejärel on teil väljakutse haldamiseks kaks võimalust: saate oma kaubanduspartneritega läbi rääkida incoterms, mis kohustab neid tegelema tollivormistustega. Või võite palgata tollimaakleri, kes haldab teie eest tolliformaalsusi.

Esimene alternatiiv ei ole alati teostatav, kuna kliendid nõuavad sageli juba tollivormistuses kauba kättesaamist. Teine võimalus, allhange tollimaaklerilt, tähendab, et välismaise äripartneriga kaubeldes ei pea te omama eriteadmisi tolliprotsessidest ning säästate palju haldustööd. Kuid tollikorraldus ei saa kunagi olla teema, mis on "silmast ära, meelest ära".

Vähe sellest, et selle õigsuse tagamise eest ei vastuta mitte tollimaakler, vaid deklaratsiooni esitav ettevõte. Ja paljudes riikides on tollideklaratsioonidel ebatäpsete andmete esitamine kuritegu. Seega ei saa keegi, kes vastutab tollikorralduse eest, endale lubada, et ta ei hooli sellest, kuidas tema tollimaakler tegutseb.

Millised on aga tollimaakleri valiku põhiaspektid? Kaaluda tuleb mitmeid küsimusi:

Esiteks, kas maakleril on teie ettevõtte ja teie valdkonna jaoks asjakohased teadmised? Kas neil on viiteid tööstusliitudelt või välismaistelt kaubanduskodadelt? Kas nad kasutavad oma kvalifitseeritud töötajaid või teevad nad koostööd alltöövõtjate võrgustikuga? Kas neil on tolliga vajalikud kontaktid?

Teiseks, kuidas integreerite tollimaakleri oma ettevõttesisesetesse protsessidesse? Kuidas edastate tollideklaratsiooniks nõutavad andmed ja dokumendid? Kuidas saate vastuseid ja kuidas annab tollimaakler teile andmeid ja dokumente teie arvestuse jaoks?

Ja kolmandaks, kuidas kavatsete hinnata tollimaakleri tegevust, kui kiiresti nad on ja kas tollideklaratsioonid vastavad teie dokumentidele ja juhistele? Kui sageli saate tolliasutuselt kaebusi või kui teid karistatakse ebaõigete deklaratsioonide tõttu?

Samuti on oluline meeles pidada, et tollivormistus ei tähenda ainult kaupade kiiret tolli läbimist, vaid ka tollimaksude optimeerimist, et muuta teie ettevõte globaalsetel turgudel konkurentsivõimelisemaks. Teine tegur, mis määrab, kas teie suhe tollimaakleriga toimib, on see, kui tõhus on teie igapäevane suhtlus.

Kui enamikul ettevõttesiseste tollimeeskondadega ettevõtetel on otseühendus tolli IT-süsteemidega, siis tollimaaklerite puhul juhtub seda väga harva. Maakleritega suheldes on digitaalses infovoos peaaegu alati lünki. Saatja saadab tavaliselt tollimaaklerile meili, millele on lisatud tollivormistuse juhised ja vajalikud dokumendid. Seejärel sisestavad maaklerite andmesisestajad need andmed käsitsi oma süsteemi, et koostada tollideklaratsioon. See on suhteliselt töömahukas ja veaohtlik.

Tollimaaklerite otse sidumine klientide IT-süsteemidega tagaks protsessi palju sujuvama. Automaatne sünkroniseerimine klientide juhiste ja maaklerite deklaratsioonide vahel võimaldaks tuvastada ja analüüsida võimalikke lahknevusi ning tagada ka täpsete kirjete arhiveerimine. Tõhus tollihaldus sõltub tänapäeval tõeliselt integreeritud IT-st tollimaaklerite ja nende klientide vahel. Lisaks tolliprotsesside kiirendamisele vähendaks see oluliselt importijate ja eksportijate vastutusriske teenusepakkujate tehtud vigade eest.