Tootjad upuvad paberimajandusse. Tehnoloogia on päästepaat.

Kaasaegne tootmiskeskkond on rangelt reguleeritud ja tootevastutuse seadused nõuavad, et tootjad säilitaksid teatud dokumente 30 aastat!

See on pikk aeg paberimägede säilitamiseks, mis toob kaasa palju erinevaid probleeme, nagu kõigi nende dokumentide säilitamine ja turvalisus.

Kuid kogu selles dokumendis sisalduvad andmed on organisatsiooni edu jaoks olulised. Oluline dokumentatsioon, mis tagab, et tooted sobivad turule. Heade tootmistavade (GMP), Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooni (ISO) või kohalike õigusaktide mittejärgimine võib muuta tootja tooted müügiks kõlbmatuks, millel võivad olla ettevõttele laastavad tagajärjed.

Suur osa tootjate dokumentatsioonist lisab ka klientidele ja tarnijatele olulist lisaväärtust ning parandab kogu organisatsiooni sisemist tööd. Pole kahtlustki, et dokumentide säilitamine on oluline, kuid see tõstatab küsimuse "kas on paremat viisi?" Uuringud on näidanud, et paberi eemaldamine protsessidest võib suurendada tõhusust kuni 300% (AIIM veebruar 7 2024).

Kuidas saavad tootjad kasutada tehnoloogiat andmete ja dokumentatsiooni tõhusaks kogumiseks, jagamiseks ja levitamiseks keerukate tarneahelate vahel? Vastuseks sellele täiendavad paljud tootjad nüüd oma ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) ja materjalinõuete planeerimise (MRP) süsteeme dokumendihaldussüsteemidega (DMS), mis on võib-olla parim viis tehnoloogia eeliste kasutamiseks protsesside sujuvamaks muutmiseks ja tõhususe suurendamiseks. .

DMS on võimas tööriist, mis suudab andmeid ja dokumente eraldada, manipuleerida, salvestada ja marsruutida, millal, kus ja kuidas neid vaja on. Mõelge hetkeks tootmisorganisatsiooni loodud dokumentatsiooni hulgale ja sellele, kui vaevatu ja kasulik oleks enamikku sellest automaatselt hallata. Lisaks tegevustele esitatavate regulatiivsete nõuete vähendamisele on selle suurimaks eeliseks see, et see vähendab tavaliselt nõuetele vastavuse erandeid kuni 85% (Aberdeen Group, oktoober 2025).

Kui kaalute DMS-i kasutamist, keskenduge kõigepealt sellele, millist regulatiivset teavet peate koguma ja genereerima. Vabas vormis paber- ja elektroonilistest dokumentidest andmete automaatse eraldamisega saavad tootjad muuta nende sisu andmeteks, mida saab otsida ja töödelda. Teistest süsteemidest või üksikutest masinatest genereeritud teavet saab ka eraldada ja sobivasse vormingusse tõlkida ja salvestada.

DMS võib täiustada ka ERP- ja MRP-võimalusi regulatiivsete kohustuste täitmisel, teabe salvestamisel ja hankimisel ning andmete muutmisel või ümbervormindamisel. Ettevõtted saavad nüüd esitada andmefaile teabega, mis on spetsiaalselt vormindatud vastavalt adressaadi vajadustele ja jagatud HTML-linkidega nende dokumendihoidlatesse. DMS-i väärtus kasvab märkimisväärselt, kui äri küpseb ning dokumendi- ja teabeinfrastruktuure laiendatakse ja integreeritakse.

Ühendage see automatiseerimine parimate töötavade ja vajadusega suurendada tagakontori tõhusust ning nautida palju eeliseid.